What Is Knowledge Management Systems – Un sistema de gestión del conocimiento (KMS) es un sistema para almacenar, gestionar y compartir conocimientos dentro de una organización. Si quieres saberlo todo sobre los sistemas de gestión del conocimiento, aquí tienes una guía completa.
En 2022, el cliente promedio que llama a una empresa para solicitar asistencia tendrá que esperar 43 segundos para obtener una respuesta. Incluso los conductores más rápidos no pudieron acudir a la llamada durante al menos 30 segundos.
What Is Knowledge Management Systems
En una era en la que nos molesta tener que esperar un segundo para que se carguen las páginas web y se inicien las aplicaciones, eso es mucho. Peor aún, le está costando a su empresa más de lo que piensa.
Knowledge Management Systems: The Ultimate Guide For 2023
Por un lado, pierde negocios porque los clientes no están satisfechos con el servicio deficiente. Por otro lado, también gastará hasta $8.01 por teléfono, chat en vivo o contacto por correo electrónico.
Esta es solo una parte de la razón por la que debe invertir en la gestión del conocimiento para su organización hoy. La gestión del conocimiento puede ayudarte a organizar y simplificar la información para los usuarios internos y externos de la empresa.
Considere esto para el contexto. Las empresas con sólidos canales de atención al cliente de autoservicio (como bases de conocimiento y centros de ayuda bien documentados) gastaron solo $ 0.10 por contacto con el cliente en 2022.
Este blog lo ayudará a comprender los sistemas de gestión del conocimiento en detalle y elegir el adecuado para usted.
Role Of It In Knowledge Management Systems
La gestión del conocimiento se refiere al proceso de crear, identificar, organizar, almacenar, usar y compartir información colectiva en una organización. Ayuda a transformar la información compartida entre aplicaciones, servidores, repositorios, cuentas y sistemas en valiosos activos empresariales.
La gestión del conocimiento también es un medio para garantizar que la información importante se documente y llegue a quienes la necesitan, en lugar de terminar en el cementerio de recursos abandonados.
Por ejemplo, considere una conversación entre un agente de soporte en formación y el jefe de éxito del cliente en una empresa. El líder puede compartir algunos consejos de sus años de experiencia sobre temas de soporte que no están cubiertos en el estándar y los materiales de capacitación. Al igual que un correo electrónico, un hilo de Slack o una llamada telefónica, es una joya de aprendizaje útil que se está perdiendo para la empresa. Cualquier nuevo lote de pasantes puede beneficiarse de esto. Si se documenta de forma centralizada y es accesible para todos, puede mejorar la calidad y reducir los costos de atención al cliente.
Un sistema de gestión del conocimiento (KMS) es un sistema para almacenar, gestionar y compartir conocimientos dentro de una organización. Está diseñado para capturar, almacenar y distribuir información de manera que sea accesible y útil para los miembros de la organización. Un KMS puede ser un programa de software, una base de datos o una combinación de ambos.
My Updated Personal Knowledge Management System
Los principales objetivos de KMS son mejorar la eficiencia, la productividad y la toma de decisiones. Esto se puede lograr a través de una serie de herramientas, incluida la gestión de documentos, herramientas de colaboración y funciones de búsqueda.
Un KMS puede ser tan simple como una unidad de red compartida o tan complejo como una plataforma de software que utiliza inteligencia artificial (IA) para recomendar información relevante a los usuarios.
Las organizaciones necesitan sistemas de gestión del conocimiento para garantizar que todos los usuarios, internos y externos, sepan qué hacer. Si las personas no tienen la información que necesitan para hacer su trabajo, la productividad de la organización sufre mucho.
Ya en 2012, McKinsey concluyó que los empleados dedican 1,8 horas al día, un promedio de 9,3 horas a la semana, a buscar y recopilar información en el trabajo. Básicamente, esto significa que uno de cada cinco empleados pasa todo su tiempo buscando cosas sin hacer nada útil.
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También es una buena práctica hacer que el KMS esté abierto a usuarios externos, como clientes, posibles socios comerciales o inversores, periodistas y representantes de los medios, etc.
Aquí hay cinco beneficios clave de usar un sistema de gestión del conocimiento además de una mayor productividad organizacional.
Con un repositorio central de toda la información relevante, potentes capacidades de búsqueda y control de versiones de documentos, los sistemas de gestión del conocimiento permiten a los empleados encontrar y actualizar rápidamente información específica.
Los sistemas de gestión del conocimiento incluyen funciones de colaboración como wikis, foros y plataformas de chat que permiten a los empleados compartir información fácilmente y trabajar sin problemas. Elimina silos de información que solo conoce una persona, grupo o departamento. Como resultado, todos están alineados con los objetivos de la empresa.
Power Of Knowledge Management Systems And Its Benefits For Your Business
Los sistemas de gestión del conocimiento pueden ayudar a las organizaciones a tomar mejores decisiones al brindarles a los empleados acceso a una amplia gama de conocimientos y habilidades que de otro modo no estarían disponibles.
Los sistemas de gestión del conocimiento pueden ayudar a las organizaciones a proporcionar respuestas más rápidas y precisas a las consultas de los clientes, mejorando así la satisfacción del cliente.
Los sistemas de gestión del conocimiento pueden ayudar a las organizaciones a aprovechar el conocimiento colectivo y la experiencia de sus empleados para generar nuevas ideas y soluciones. Es más fácil construir sobre una base sólida que construir una nueva base cada vez para resolver un problema.
¿Necesitas un sistema de gestión del conocimiento? Antes de comenzar a construirlo, aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta.
Knowledge Management: Give Employees The Right Knowledge At The Right Time
Los trabajadores del conocimiento incluyen expertos en la materia y contribuyentes de contenido en una organización. El jefe de ingeniería que perfeccionó la reducción de costos al optimizar la cantidad de llamadas a la API que realiza su aplicación en una colaboración, el vicepresidente de marketing que sabe cómo mantener la cartera de clientes potenciales siempre llena, el gerente de contratación cuyo pase es la capacidad de encontrar la excelencia. El talento y la cultura encajan perfectamente en la empresa… son los componentes básicos de su sistema de gestión del conocimiento.
Cuando los trabajadores del conocimiento están listos y dispuestos a documentar sus perlas de sabiduría, necesita una ubicación central donde puedan hacerlo y donde se administre la información. Este es su depósito o base de conocimiento, que contiene sus activos de conocimiento: documentos, informes, políticas, procedimientos y otros recursos.
Al comprar software de gestión del conocimiento, asegúrese de que incluya herramientas que faciliten a los trabajadores del conocimiento la creación, revisión, aprobación, edición y actualización del contenido que comparten. Algunos aspectos destacados incluyen la edición de texto enriquecido, la capacidad de agregar y editar imágenes, capturas de pantalla, videos, etc., administrar fragmentos de código en sus artículos y facilitar la colaboración y la responsabilidad por la información publicada. Gestión del flujo de trabajo para garantizar
No se utilizará información de no divulgación. Su sistema de gestión del conocimiento está incompleto sin un sistema para categorizar y organizar la información para ayudar al descubrimiento. Una forma muy lógica de hacerlo es agrupar la información en categorías y subcategorías.
What Is A Knowledge Management System?
Un sistema de gestión del conocimiento debe tener poderosas capacidades de búsqueda y recuperación. Los usuarios deberían poder confiar en KMS para acelerar la investigación y ahorrar tiempo en la búsqueda de información.
Es probable que su sistema de gestión del conocimiento deba actualizarse continuamente para adaptarse tanto a los empleados internos como a los clientes. Puede hacerlo recopilando comentarios sobre la calidad de la información contenida en el KMS.
Las buenas herramientas de gestión del conocimiento vienen con análisis incorporados e informes de datos en tiempo real, que incluyen visitas, vistas, participación e interacción con el contenido, y más. También debe recopilar comentarios de los usuarios sobre la utilidad de la documentación para eliminar la documentación no deseada y mejorarla si es necesario.
Estos son importantes incluso si todos están involucrados en contribuir a la base de conocimientos. Desea que su base de conocimientos sea una fuente confiable de información. Por lo tanto, los derechos para publicar o actualizar artículos deben limitarse a unos pocos para mantener los estándares de calidad y evitar adiciones o eliminaciones de información no autorizadas.
Pdf] The Implementation Of Knowledge Management System (kms) For The Support Of Humanitarian Assistance/disaster Relief (ha/dr) In Malaysia
Para mejorar la aceptación de su sistema de gestión del conocimiento por parte de los usuarios internos y externos, puede ser útil elegir un software que sea fácil de instalar, intuitivo de usar, que proporcione actualizaciones rápidas e integración con su pila de tecnología existente.
En la siguiente sección, puede averiguar cómo un sistema de gestión del conocimiento se adapta a sus necesidades.
Los sistemas estructurados de gestión del conocimiento utilizan un modelo de base de datos para almacenar y organizar el conocimiento. Tienen categorías y subcategorías predefinidas para almacenar y recuperar información específica.
Los sistemas de gestión del conocimiento no estructurados, por otro lado, se caracterizan por su flexibilidad y la capacidad de los usuarios para dar forma a la organización de la información dentro de ellos. En lugar de tener categorías fijas, usan etiquetas, palabras clave y otros metadatos para organizar y almacenar el conocimiento.
Knowledge Management Examples That Inspire
Si desea obtener más información sobre los diferentes tipos de sistemas de gestión del conocimiento, puede consultar nuestro blog a continuación.
Lectura recomendada: Tipos de sistemas de gestión del conocimiento ¿Cuál es la diferencia entre un sistema de gestión del conocimiento y una base de conocimientos?
A estas alturas ya sabes lo que es un sistema de gestión del conocimiento. Aun así, es fácil confundirse entre un sistema de gestión del conocimiento y una base de conocimiento.
Antes de discutir el proceso de implementación de un sistema de gestión del conocimiento, resaltemos rápidamente las principales diferencias entre los dos.
Knowledge Management On The Factory Floor
Antes de crear un sistema de gestión del conocimiento, sus metas y objetivos deben estar claramente definidos. Esto ayuda a alinear el KMS con las necesidades y objetivos de la organización.
Determine los tipos de conocimiento que desea almacenar en el KMS. Esto puede abarcar desde políticas de empleados, procedimientos y mejores prácticas hasta preguntas frecuentes e información de productos para ayudar a su equipo de soporte a resolver rápidamente preguntas enlatadas.
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