What Is Knowledge Management System

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What Is Knowledge Management System – La gestión del conocimiento (KM) es el proceso de organizar, crear, usar y compartir el conocimiento colectivo dentro de una organización. La gestión exitosa del conocimiento implica mantener la información en un lugar de fácil acceso.

Pocas iniciativas pueden transformar realmente la forma en que funciona una organización, y la gestión del conocimiento es una de ellas.

What Is Knowledge Management System

What Is Knowledge Management System

El conocimiento es uno de los activos más valiosos de su organización. Retener, cultivar y compartir este conocimiento es vital para cualquier negocio.

A Step By Step Guide To Developing A Knowledge Management System For Successful Collaboration

Desde esta perspectiva, la gestión del conocimiento implica un proceso que ayuda a adquirir, organizar y compartir:

Al más alto nivel, el proceso de gestión del conocimiento es cómo una empresa gestiona el conocimiento desde su creación a través de los procesos organizacionales y luego continúa asegurándose de que se comparta.

Todos estos aspectos trabajan juntos para crear un proceso de gestión del conocimiento que fomenta la colaboración y el intercambio de información.

Cuando se puede acceder, compartir y actualizar fácilmente el conocimiento empresarial, una organización puede ser más productiva y rentable. Podemos acceder al conocimiento adecuado en el momento adecuado gracias a un sólido sistema de gestión del conocimiento que informa la toma de decisiones acertadas y fomenta la colaboración y la innovación.

Knowledge Management System Stock Photo

Cuanto más efectiva y eficientemente una empresa comparta su información con sus empleados, mejor será el negocio. Los beneficios de la gestión del conocimiento incluyen:

Un informe del McKinsey Global Institute muestra que un sólido sistema de gestión del conocimiento puede reducir el tiempo de recuperación de información en un 35 % y aumentar la productividad de toda la organización en un 20-25 %. Los hallazgos de International Data Corporation también respaldan el valor de un sistema de gestión del conocimiento, destacando que las empresas de Fortune 500 pierden aproximadamente $31,500 millones al año debido a que no comparten el conocimiento.

A medida que su negocio crece, necesita acceder a una base de conocimientos confiable para administrar su negocio de manera efectiva, atender a sus clientes y aumentar sus ingresos. Sin un sistema de gestión del conocimiento, sus empleados se ven obligados a aprender y volver a aprender procesos e información. Esta es una práctica ineficiente y costosa. También puede correr el riesgo de perder estos procesos o información si un gerente experimentado o un antiguo empleado deja su empresa.

What Is Knowledge Management System

El administrador del conocimiento es responsable de garantizar que los empleados tengan fácil acceso a la información que necesitan para trabajar de manera productiva. Se aseguran de que la empresa tenga memoria organizacional y brindan un tiempo de respuesta rápido para aquellos que asumen nuevas responsabilidades. La gestión del conocimiento mejora la rentabilidad y los administradores del conocimiento crean procesos y procedimientos para almacenar y compartir el conocimiento dentro de una organización. En muchos casos, también gestionan una fuente de conocimiento.

Semua Yang Harus Anda Tahu Tentang Knowledge Management System (kms)

Los gestores del conocimiento juegan un papel importante en las organizaciones basadas en datos y conocimientos. Son la clave para proporcionar a cada empleado la información que necesita para hacer un buen trabajo y aumentar la eficiencia general. Es común que los líderes del conocimiento marquen la pauta para una cultura de retención e intercambio de conocimientos en sus organizaciones para que el conocimiento correcto llegue a las personas adecuadas sin el riesgo de una sobrecarga de información.

La gestión del conocimiento bien hecha unifica el conocimiento de la empresa, haciéndolo accesible y aplicable a todos los participantes de la organización. Con un buen sistema de gestión del conocimiento, toda su empresa puede decir adiós a la información perdida u oculta. Una empresa que fomenta una cultura de intercambio de conocimientos que crea un equipo adaptable, cohesionado, comprometido, resiliente y altamente eficaz.

Piense en todas las horas perdidas buscando en múltiples sistemas tratando de encontrar la información que necesita. ¿Fue un chat, un documento o un correo electrónico? Cuando encuentra esa información, ¿cómo sabe que es precisa cuando el conocimiento de la empresa se distribuye en todos estos sistemas? ¿Y cuándo completarán la tarea principal aquellos que son constantemente interrumpidos?

El objetivo de un sistema de gestión del conocimiento es crear una fuente confiable de la verdad donde todos puedan encontrar la información que necesitan, sin tener que realizar múltiples búsquedas en múltiples fuentes o confundir constantemente a los empleados necesarios con preguntas repetitivas. Una gran herramienta de gestión del conocimiento ahorra eficiencia, servicio y tiempo en el trabajo del equipo de TI y marca la diferencia día y noche para aumentar los ingresos de la organización.

Knowledge Management Systems: A Complete Guide

Las decisiones no deben tomarse en repositorios de información. Una empresa con transparencia del conocimiento en su organización asegura que todos tengan la misma información y trabajen por el mismo objetivo. Reúne a todos los empleados, asegurando que tengan toda la información que necesitan para tomar las mejores decisiones posibles.

Cuando pasó tiempo buscando información y finalmente la encontró, ¿cómo sabe si es la información más confiable y actualizada? Cuando la información comercial se distribuye en varios sistemas, corre el riesgo de tomar decisiones o depender de información inexacta. Una única fuente de verdad como el Gurú crea un espacio para información confiable para que pueda adaptarse rápidamente y mantenerse resistente sin el riesgo de usar información obsoleta.

Una buena gestión del conocimiento elimina el riesgo de los repositorios de información y promueve una cultura de transparencia y comunicación. Un silo de información es cuando la información solo la conoce una persona o equipo, lo que puede evitar que otros departamentos obtengan la información que necesitan para colaborar de manera efectiva. La gestión eficaz del conocimiento garantiza que todos tengan acceso al conocimiento que necesitan para trabajar alineados con los objetivos de la empresa y mantenerse productivos.

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A Knowledge Management System ( Kms ) Architecture To Promote Knowledge Sharing Among

En un artículo de 2015 en el Wall Street Journal, el experto en análisis de negocios Thomas H. Davenport explicó que hay muchas razones por las que KM ha fallado históricamente, pero hay tres razones principales:

La gestión del conocimiento puede promover el aprendizaje organizacional mediante la creación de una cultura basada en el conocimiento donde la curiosidad y la apertura a la nueva información es una parte central del tejido empresarial.

La gestión del conocimiento se puede implementar seleccionando una base de conocimientos, estableciendo indicadores de éxito y promoviendo una alta adopción a través de métodos de gestión del cambio.

El propietario de la gestión del conocimiento depende de la estructura y el tamaño de la empresa. En las empresas más pequeñas, mantener la base de conocimientos y fomentar el buen uso puede ser responsabilidad de todos, mientras que las empresas más grandes pueden optar por contratar a un administrador de conocimientos dedicado.

Role Of It In Knowledge Management Systems

Cuando se implementa correctamente, el impacto de la gestión del conocimiento en el desempeño organizacional puede ser extremadamente beneficioso. Por ejemplo, en una encuesta de organizaciones basadas en el conocimiento que colocan KM en el centro de su cultura, el 94% cumplió o superó sus expectativas de crecimiento en 2019.

Estos sistemas actúan como archivadores digitales centralizados para los registros de la empresa. Facilitan la recuperación de documentos, mantienen el cumplimiento normativo y mejoran el flujo de trabajo. Además, cuando un sistema de gestión de documentos se mejora con contraseñas y procedimientos de copia de seguridad, se mejora la seguridad de los documentos, pero no se protege completamente del acceso externo. Muchos sistemas genéricos de administración de documentos tienen limitaciones de rendimiento, por lo que las actualizaciones personalizadas pueden aumentar los costos. Dichos sistemas no recopilan ni analizan datos automáticamente.

Los sistemas de administración de contenido son similares a los sistemas de administración de documentos, pero almacenan audio, video y otros tipos de medios además de documentos.

What Is Knowledge Management System

Una base de datos es una aplicación informática que permite a las personas capturar, almacenar, analizar e interactuar con los datos. Las bases de datos están indexadas para que la información sea más accesible. Los datos almacenados en la base de datos pueden ser muy seguros ya que el sistema prohíbe la manipulación. Pero pueden ser volubles y, a menudo, caros de diseñar y configurar. Su uso y mantenimiento requieren un alto nivel de experiencia.

What Is A Knowledge Management System? — Techslang

Estos sistemas de toda la empresa extraen datos de diferentes partes de su organización y pueden ser muy útiles para informes y análisis. Almacenan datos actuales e históricos y transforman los datos en información significativa. Sin embargo, los almacenes de datos suelen ser sistemas de alto mantenimiento que requieren una integración compleja para proporcionar una vista unificada de los datos.

Construidas sobre plataformas de búsqueda, estas redes de PC brindan recursos de información de fácil acceso que mejoran la colaboración y las redes sociales dentro de su empresa. Sin embargo, las intranets tradicionales conllevan algunos riesgos, incluido el fácil acceso por parte de personal no autorizado. Vea por qué Guru es la mejor opción para la intranet de empleados moderna.

Estas páginas web son herramientas de colaboración fáciles de usar que permiten que cualquier persona publique y almacene información en una ubicación central. Estos pueden ser buenos lugares para administrar documentos comerciales o catálogos de productos. Sin embargo, debido a que se pueden editar públicamente, los wikis a menudo pueden contener información inexacta. Además, no están optimizados para mostrar qué información se ve o utiliza dentro de ellos, o dónde existen lagunas de conocimiento.

Las redes sociales permiten a las personas conectarse entre sí, unirse a grupos, compartir información y discutir temas de interés. Las redes sociales pueden influir en el conocimiento organizacional. Los sistemas de gestión del conocimiento pueden utilizar las redes sociales para identificar, documentar y comunicar el conocimiento.

Knowledge Management System (kms)

Cree una cultura en la que los empleados compartan libremente el conocimiento entre ellos, en lugar de acumularlo. Esto se logra mediante la implementación de herramientas de gestión del conocimiento que permiten encontrar y acceder fácilmente al conocimiento.

No reinvente la rueda cada vez que los empleados tengan un conocimiento importante para compartir. Confiar en plantillas y otros documentos fácilmente editables y compartidos hace que el intercambio de conocimientos sea más eficiente y fácil.

Premiar a quienes aportan más conocimientos. La implementación de herramientas de gestión del conocimiento que faciliten el reconocimiento de los contribuyentes puede ayudar a alentar a más personas a contribuir con el conocimiento.

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Hacer preguntas está bien, pero si los empleados impiden que sus colegas obtengan respuestas sin consultar la base de conocimientos, comience.

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