Pasos Para Elaborar Un Manual – Documentar los procesos de una empresa en un documento de procesos es una de las mejores decisiones que se pueden tomar a nivel de gestión organizacional en cualquier negocio.
Esta “acción” genera altos costos por errores en la implementación de los procedimientos planificados y la educación/capacitación de los nuevos empleados que consumen mucho tiempo cuando ingresan a la empresa, entre otros costos.
Pasos Para Elaborar Un Manual
¿Quieres aprender a crear un manual de procesos en una empresa y cómo puede beneficiar a las organizaciones?
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Es un documento que describe algunas actividades, importantes, críticas o todas las actividades que una organización considera necesarias.
Como estoy hablando de procesos y procesos en este artículo, debe tener clara la diferencia entre el proceso y el proceso.
Documentar procesos y mantener un manual de procesos en la empresa tiene muchos beneficios. Algunos de ellos son:
1. Capacidad para informar por escrito cómo realizar procedimientos críticos. Si se cuenta con este manual y se lo entrega a las personas que se encargan de implementar estos procedimientos, la cantidad de errores en la realización del trabajo es mucho menor que en una empresa que no tiene un procedimiento documentado.
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2. Facilitar la unidad de comunicación y estándares cuando los procesos documentados en las mencionadas instrucciones operativas sean realizados por diferentes personas en la empresa.
3. Se mejoran y ajustan los procesos, porque cuando escribes te empiezas a preguntar por qué se hacen las cosas de cierta manera, quizás se pueden hacer de una manera más eficiente, con menos recursos.
4. Reducir el tiempo de capacitación/capacitación para incorporar nuevas personas a la empresa o mover empleados entre departamentos.
5. Evite recopilar cierta información de los empleados. Tanto la información como el conocimiento son poder en las empresas.
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Hay algunos trabajadores que son fuertes para todo el conocimiento sin saber el conocimiento, pero lo tienen solo. Estos son procedimientos especiales que otros empleados pueden no saber cómo hacer.
Si documenta estos procesos, eliminará este conjunto de datos y, por lo tanto, el riesgo para la organización.
La importancia de documentar los procesos de la empresa en un manual de procesos es clara, pero ¿cómo documentarlos? ¿Qué se debe describir en este documento y cómo se debe preparar?
El título es lo primero que debe aparecer en el documento, dentro y fuera del nombre del archivo.
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Elija el tema que mejor se adapte al proceso en el que desea inscribirse. También puede codificar este manual de instrucciones con una combinación de letras y/o números, por ejemplo:
Se define por la existencia del objeto del documento. Es decir, por este motivo, se va a elaborar este documento.
En términos de alcance, lo que debe describir en esta sección son las limitaciones de impacto del proceso o actividad que está documentando.
Al escribir un manual de procedimientos, especifique quién o qué es responsable de documentar adecuadamente el procedimiento.
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Por supuesto, las personas que tienen que participar o redactar el documento son responsables de su implementación. Ellos saben mejor que nadie cómo realizar las tareas descritas en el documento.
Esta sección es donde usted describe lo que se ha hecho y cómo debe completarse el proceso que describe.
Para esto, debe aclarar qué es un proceso, cómo se divide un proceso en subprocesos y el enfoque orientado a procesos de la organización.
¿Cuándo se publicó el documento? ¿Cuándo se editó por última vez? ¿Cuáles fueron los últimos cambios en el documento?
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Esto debe reflejarse en un cuadro o tabla para registrar las revisiones del documento, quién revisó y quién aprobó.
He visto muchos casos de errores y fallas en empresas al trabajar con versiones antiguas de documentos.
¿Y cómo es eso posible, te estarás preguntando? Pues porque el documento no está marcado con modificaciones importantes (revisión 0, 1, 2, 3…).
En cambio, ponen “versión final” o algo similar al final del documento, pero no será final porque la versión final se ha modificado con el tiempo.
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Estoy bastante seguro de que cuando abre un archivo, por defecto hace clic en el botón “Guardar” antes de cerrar el documento.
O simplemente ingrese una coma o punto, y Windows le preguntará si desea guardar los cambios. Después de que dijeron que sí, actualizaron la fecha del documento a hoy.
Por lo tanto, utiliza un control de modificación para nombrar el archivo y enumera el historial de cambios realizados en él.
Una vez que haya escrito el código de conducta de su empresa, debe asegurarse de que se siga correctamente.
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Esta es la mejor manera de probar qué tan efectiva es una guía de proceso escrita.
Idealmente, esta auditoría interna debería ser realizada por una persona que tenga las calificaciones adecuadas para llevar a cabo este trabajo de auditoría, si no un órgano o entidad cuya responsabilidad sea llevar a cabo adecuadamente los procedimientos en cuestión.
Hay algunos consultores de negocios que argumentan que uno debería poder controlar el negocio.
Personalmente, creo que, te guste o no, el autocontrol frustra enormemente el propósito.
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Si está realizando una auditoría con un manual de operaciones, es probable que pase por alto muchos de los detalles que está auditando porque es “sensato” y “bien hecho”. Porque los escribiste tú mismo.
Este segundo auditor, que no forma parte de esta unidad, leerá detenidamente el manual de procedimientos y comenzará a solicitar la confirmación de los subprocesos que ha descrito y los archivos de auditoría que ha descrito para completar. ¿El documento describe lo que realmente sucede en la organización?
Bueno, hasta aquí les quiero contar como crear una guía de procesos en la empresa y los beneficios que trae para la empresa.
Detallamos cómo se deben hacer las cosas, quién debe hacerlas, cuándo y dónde se deben almacenar los datos generados.
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En mi web puedes encontrar mucha información útil que comparto para mejorar la gestión empresarial.
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Su objetivo es diseñar un marco de documentación para desarrollar e implementar procedimientos, instrucciones, formularios, políticas, registros y especificaciones.
Guia Para Elaborar Manuales De Procedimientos Y Funciones
La base es establecer cuáles son las políticas y lineamientos de funcionamiento de una empresa u organización. Sin embargo, tener manuales en una organización tiene muchas ventajas: facilitan que las personas hagan su trabajo, las decisiones se toman más rápido en todos los niveles del sistema, los resultados de cada proceso aumentan, las personas nuevas se capacitan más rápido. Sí, se reduce el desperdicio organizacional. Y las ganancias comerciales y muchos otros beneficios aumentarán.
1 descripción del puesto. Es un documento que describe los objetivos, responsabilidades, funciones y relaciones de cada cargo oficial en la organización.
2 manual. Son documentos (en papel o electrónicos) que describen el trabajo realizado en cada proceso de la organización. A menudo están satisfechos con organigramas, perfiles de puestos, descripciones de puestos, mapas de procesos, políticas
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