How To Prepare An Agenda – Recuperación. Para evitar reuniones que no estén preparadas, que distraigan o una pérdida de tiempo del grupo, cree una agenda de reunión que describa claramente lo que sucederá antes y después de la reunión. Pide aportes a los miembros del equipo para garantizar que la agenda refleje sus necesidades. Cuando todo el equipo se reúne, los problemas que se discuten deben preocupar a todos los involucrados y requieren un esfuerzo de todo el equipo para resolverlos. Abordar temas que no involucran a todos en la reunión desperdicia el tiempo valioso de las personas. Otra forma de crear una buena agenda de reuniones es utilizar las respuestas como temas. En lugar de escribir “reasignar espacio de oficina”, escriba “¿bajo qué circunstancias debe reasignar espacio de oficina?” escribe eso Pruébalo. Si el propósito de la discusión es compartir información, obtener retroalimentación sobre las decisiones o tomar decisiones, infórmele a su grupo. Haga que la discusión describa quién dirigirá cada discusión para que estén preparados. Estos consejos y cinco más ayudarán a su equipo a concentrarse en la reunión.
Todos hemos estado en reuniones donde los asistentes no están preparados, las personas se quedan fuera y los temas discutidos hacen perder el tiempo al equipo. Problemas como estos son causados por una mala planificación. Un plan efectivo establece expectativas claras sobre lo que sucederá antes y después de la reunión. Esto ayuda a los miembros del grupo a prepararse, asignar tiempo, hacer que todos se centren en el tema rápidamente y ver cuándo termina la discusión. Si aún surgen problemas durante la reunión, un plan bien pensado aumenta la capacidad del equipo para resolverlos de manera efectiva y rápida.
How To Prepare An Agenda
A continuación se muestran ejemplos de agendas y plantillas para ayudarlo a crear una agenda efectiva para su próxima reunión. Ya sea que su reunión dure una hora o tres días, ya sea que se reúna con un grupo de cinco o 40 personas, puede usar estos consejos:
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Si desea que su grupo asista a la reunión, asegúrese de que la agenda incluya cosas que reflejen sus necesidades. Pida a los miembros del equipo que presenten una razón para arreglar cada elemento de la agenda del equipo, así como el plan. Si decide no publicar algo, responda: explique sus razones a los miembros del equipo que hicieron la sugerencia.
Las reuniones de grupo son costosas y difíciles de organizar. Debe usarse principalmente para discutir y tomar decisiones sobre problemas que afectan a todo el grupo y requieren que todo el grupo los resuelva. Siempre es importante que las personas planifiquen sus acciones porque sus organizaciones están interconectadas. Estos pueden ser problemas en los que las personas tienen diferentes experiencias y preferencias. Por ejemplo: ¿Cómo se pueden distribuir mejor los recursos comunes? ¿Cómo podemos reducir el tiempo de respuesta? Si el grupo no pasa la mayor parte del tiempo de la reunión hablando de los problemas con los que están en conflicto, los miembros se darán por vencidos y eventualmente se irán.
La mayoría de los temas de la lista combinan varias palabras en una oración, como: “redistribución del espacio de oficina”. Se preguntó a los panelistas: “¿Qué pasa con la redistribución del espacio de oficina?” le preguntaron. Es asombroso. Si el título está escrito como una pregunta (o preguntas) que necesitan respuesta, se reemplaza por: “¿Bajo qué condiciones se debe instalar la oficina?”
Esta pregunta permite a los miembros del grupo prepararse mejor para la discusión y verificar si sus propias ideas y las de los demás son correctas. Durante la reunión, quienes pensaron que esta idea era incorrecta dijeron: “No veo cómo su respuesta tiene algo que ver con la pregunta que estamos tratando de responder”. ¿Puedes ayudarme a entender el enlace? preguntó. Finalmente, cuando el grupo responde la pregunta, saben que la discusión ha terminado.
How To Create An Effective Meeting Agenda [+ Templates]| Lucidspark
Tenga en cuenta que el propósito de este hilo es compartir información, buscar consejo o tomar decisiones.
Es difícil que los miembros del equipo participen de manera efectiva si no saben simplemente escuchar, contribuir o participar en la toma de decisiones. Si las personas sienten que están involucradas en la decisión, pero usted solo quiere su opinión, todos se sentirán decepcionados. Los eventos se distribuyen mejor y se leen antes de la reunión, utilizando una pequeña parte de la reunión para responder las preguntas de los asistentes. Si el objetivo es tomar una decisión, establezca las reglas de la decisión. Si usted es el líder legítimo, al comienzo del proceso dice: “Si es posible, espero que podamos tomar esta decisión por consenso”. Esto significa que todos pueden apoyar y tomar decisiones, según su rol en el equipo. Si no podemos llegar a un acuerdo después de una hora de discusión, me reservo el derecho de tomar una decisión basada en lo que sucedió. Te diré mi decisión y por qué.
Esto tiene dos propósitos. Primero, requiere hacer matemáticas: estimar cuánto tiempo le tomará al grupo presentar temas, responder preguntas, tratar con diferentes perspectivas, generar posibles soluciones y tomar medidas basadas en discusiones y decisiones. Los gerentes a menudo subestiman el tiempo requerido. Si tiene 10 personas en una reunión y dedica 10 minutos a pensar en el diseño de su oficina, es posible que esté perdiendo el tiempo. Al hacer algunos cálculos simples, verá que después de que 10 miembros hayan hablado cada uno durante un minuto, el grupo toma una decisión.
En segundo lugar, el tiempo estimado permite a los miembros del grupo ajustar sus respuestas a un límite de tiempo o indicar que se puede necesitar más tiempo. El propósito de tomarse el tiempo no es detener la conversación cuando sea el momento adecuado. Sólo fomenta la indecisión y el estrés. El objetivo es mejorar la asignación de tiempo suficiente para responder con eficacia y precisión a las preguntas ante el grupo.
How To Create Better Board Agendas
Un plan describe los pasos que toma un grupo para completar una discusión o tomar una decisión. Los procesos de unión pueden aumentar en gran medida la eficacia de las reuniones, pero los líderes rara vez lo hacen. Si el grupo no está de acuerdo con el plan, los miembros participan de buena fe de acuerdo con su plan. Es posible que haya visto que esto sucede: algunos miembros del equipo intentan identificar el problema, algunos miembros del equipo preguntan por qué el tema está en la agenda y algunos miembros buscan respuestas.
El proceso de estudio de caso debe incluirse en el plan escrito. Cuando llegue a este punto de la reunión, explique el proceso y busque un acuerdo: “Le sugiero que use el siguiente método. Primero, tomemos unos 10 minutos para obtener toda la información que necesitamos en el formulario. Segundo, tomemos otros 10 minutos para ver y acordar cualquier suposición que necesitemos hacer. Tercero, dedicamos otros minutos 10 a conocer y acordar los intereses que deben satisfacerse en cualquier decisión. Al final, dedicamos unos 15 minutos a encontrar una solución que tiene en cuenta todos los intereses y se ajusta a nuestros conocimientos y suposiciones relevantes. ¿Hay alguna sugerencia sobre cómo resolver este proceso?”.
Distribuya bien la agenda de la reunión para que el grupo pueda leer la información de fondo y preparar sus primeras ideas para cada punto de la agenda con anticipación.
Alguien que no sea el líder oficial de la reunión es responsable de discutir un tema de la agenda. Esta persona puede proporcionar contenido de actualidad, interpretar datos o realizar funciones organizativas para esa área. Identificar a esta persona junto al programa asegura que quien sea responsable de liderar esa parte del programa lo sepa y se prepare antes de la reunión.
A Checklist For Planning Your Next Big Meeting
Incluso si usted y su equipo planifican juntos antes de la reunión, tómese un minuto para ver si hay algún cambio que deba hacerse debido a la demora. Me he reunido con altos funcionarios. Revisé el sistema y pregunté si había que cambiar algo. El CEO le dijo a la junta que planeaba renunciar y que era necesario un gran cambio en nuestros planes. No todos los cambios en el cronograma son drásticos, pero al concentrarse en el comienzo de la reunión, aumenta sus posibilidades de aprovechar al máximo el tiempo de reunión de su equipo.
Cuando su equipo se reúne regularmente, dos preguntas forman un proceso continuo simple: ¿Qué hicimos bien? ¿Qué le gustaría hacer diferente en su próxima reunión? Invertir cinco o diez minutos puede ayudar a un equipo a mejorar la productividad, las relaciones laborales y la satisfacción de los miembros del equipo. Algunas preguntas a tener en cuenta al considerar lo que un equipo ha hecho y quiere hacer de manera diferente:
Verifique sus resultados Add/Delta al comienzo de su próxima reunión para asegurarse de que su grupo esté encaminado.
Si usa estos consejos y la agenda de ejemplo a continuación para crear una agenda, será más fácil dirigir su grupo.
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